兴达文具：聚焦订单交期与成本核算 信息化全新起航
2023-05-15 09:16:42
江苏兴达文具集团（以下简称兴达文具）创始于1978年，地处宜兴市周铁镇洋溪工业区，依山傍水，风景优美，交通便利。2005年组建集团公司，集团旗下企业有：江苏兴达文具集团有限公司，江苏金牛科技有限公司，无锡市富仕嘉新材料科技有限公司，无锡仕诚德科技有限公司，江苏省信富得国贸有限公司，宜兴市康乐怡有限公司，宜兴市金榜文具有限公司。
经过三十多年的努力，兴达文具现发展为一家集研究开发、制造业、销售、服务为一体的文化办公用品专业公司 ，是亚太地区较大的文化办公胶水系列生产基地。兴达文具一直以“创国际一流办公文具企业,让世界上每个办公室都用‘良品’”为企业定位。公司现拥有进口全自动固体胶灌装线9条、进口全自动白胶灌装线3条、全自动吹塑机50台；全自动注塑机120台、自动吸塑包装机50余台、热转印机20台等一批目前国际先进的生产设备。
发展遭遇瓶颈 管理寻求突破
与鼎捷软件合作之前，兴达文具使用的是友商的管理软件，主要用于仓库和财务管理，进销存和生产还是沿用传统的手工模式，随着企业规模的不断壮大和产品的日益多样化，市场和客户的要求越来越高，对经营管理提出了更高的要求，但由于原管理软件无法有效串联进销存、生产、财务端的数据，导致关键管理瓶颈始终无法突破。高层认识到只有加快信息化管理的建设才能真正提高核心竞争力，经过慎重的选型，兴达文具集团于2015年5月份携手鼎捷E10管理软件开启了信息化重建之路。
画靶射箭 围绕核心管理议题全面布局信息化蓝图
2015年6月份项目正式启动，2016年1月份E10正式上线，经过4个多月的平稳运行，如今兴达文具信息化第一期已经结案，目前已经进入加深应用与持续优化的阶段。回顾项目开启之际，鼎捷项目组通过仔细调研和分析，对于兴达文具目前急需改善的管理瓶颈做了全面诊断：
企业缺少统一的信息化平台，财务与仓库虽然使用了友商管理软件，但是数据之间并没有整合，只能进行单纯的账务管理，进销存和生产部分还是靠手动管理，很难实现数据的及时共享，经常出现产品已经生产入库，但是业务人员还需要找车间主任确认的情况，大大影响各部门的工作效率。
车间管理混乱，生产计划安排不合理：公司没有专门的计划部门，业务员接单后直接与车间主任进行沟通安排生产，这样导致生产计划混乱，订单达交率远远无法满足客户需求，订单生产周期长。对于车间现场料无法进行实时管控，月底或年末盘点时盘亏数额较大，间接增加了企业的运营成本。
财务结账慢，无法进行有效的成本核算：由于原管理软件无法有效串联进销存、生产、财务端的数据，导致财务结账速度慢，需要做大量的手工凭证，财务结账数据慢，财务报表要到次月20号以后才能出来。没有专门核算成本的系统，核算一次成本需要耗费大量的人力和精力，所以成本核算都是一个季度做一次，无法及时反映成品每月的真实成本，使得降低成本之说毫无依据。
经过以上现状分析，鼎捷顾问团队初步提炼出兴达文具集团信息化的总体实施目标：提高生产管理缩短订单交期和快速计算生产成本，整个项目实施将围绕这两个管理议题为导向进行规划：
1. 优化与固化业务流程
重新梳理车间、计划、采购以及生产各职能部门的业务流程，并固化到ERP系统作业中。各部门各人员定岗定责，制定各职能部门的日常作业时点要求和操作规范要求，并同时建立有效的奖惩罚制度做监控，所有人员和部门的操作流程时机时点规范和制度直接显示在ERP的工作界面中。ERP管理员可以直接使用专项的系统体检工具和指标工具提取数据和指标，及时有效的针对整个业务流程与数据做监督考核反馈。
2. 搭建信息化共享平台
建立一套进销存、生产和财务管理于一体的信息化平台，实现数据共享，消除信息孤岛，为后续的集团信息化建设打下了基础。系统成功上线，完善了财务体系，并通过近期业务数据和财务数据一体化，减少部门间的重复工作，有效加快财务出账时间。
3. 提升计划制定能力
以管理优化为主、系统支撑为辅的方法，通过快速制定和执行生产计划，实现精益生产目标。首先建立有效计划模式，规范车间仓库计划采购的流程节拍,规定所有部门每天录入的单据必须确认审核完毕，以保证计划的准确性。生产部结合BOM清单+十三大量物料信息分析表，实时监控各订单各车间物料需求状况和库存状况。
4. 提升车间现场管理
制定不同材料不同领用模式：按工单发料、自动扣料。自动扣料的材料（原材料与化工合成品)依工单调拨到车间现场仓，严格控制每次调拨数量，减少车间现场材料存量，多余物料及时退回仓库机制，并制定每月车间物料盘点计划和盘点制度; 企业经理和主要领导可以直接以月度日历模式查看每日预发/实发货状况，材料到货状况，车间每日生产任务和仓库每日完工产品和数量。
信息化改革初见成效 未来还需不断优化
兴达文具E10信息化平台自2016年1月1日上线至今，已经有半年的时间，半年的时间中兴达文具上至总经理，下至员工，已经能切身感受到E10管理软件给他们带来的效益和帮助：
搭建数据共享的信息化平台，业务财务数据100%一致，有依可查，不在为追究数据收集错误的责任出现部门之间的推诿。
仓库库存实时查询，业务人员再也不需要打电话给车间进行催货。
组建计划部，从源头上解决了订单与生产计划，生产计划与采购计划的协同问题，减少缺料情况的发生。
财务成本结算以系统为基础，提供更为靠谱的成本数据，合理分析毛利，为企业后续报价及决策指明方向。
库存准确率有了大幅提高，使用E10管理软件之前，库存准确率只有70%，使用系统半年后库存准确率达到90%，后续要实现95%的目标。
找出生产瓶颈，缩短订单交付周期。目前订单的交付周期大约在45天左右，使用系统之后订单交付周期只有30天。
使用E10管理软件之后，大部分的报表都能从系统中直接抓出，比如生产日报表，订单交付表，采购追踪表等等。以前需要大量的时间去手动统计这些报表，现在通过系统可以直接查询。
此次E10管理软件的成功上线，兴达文具各部门均给予了高度评价与肯定，特别是生产计划模块的成功上线，大大减轻了生产人员的工作量，提升了生产计划的制定能力。随着信息化进程的进一步推进与深化，兴达文具必将充分利用新的信息化平台，挖掘管理所需的数据进行运营管理的全面改善。未来三年内，CRM，PDM，BPM等信息系统也将在兴达文具完成布局，鼎捷将携手兴达文具，使得企业的信息化管理水平将再上一个新台阶，从而为企业的快速发展提供充分的管理保障。